Кадровый электронный документооборот (КЭДО) стал реальностью после принятия Федерального закона 122-ФЗ от 22.11.2021. Теперь работодатели могут оформлять трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и другие кадровые документы в электронном виде с юридической силой. Cert4U обеспечивает подписание кадровых документов как УКЭП работодателя, так и ПЭП сотрудника.
Для HR-отделов и кадровых агентств переход на электронный документооборот — это не только экономия времени и бумаги, но и возможность работать с удалёнными сотрудниками, которые находятся в других городах и не могут приехать в офис для подписания документов. Cert4U делает процесс подписания максимально простым: сотрудник получает ссылку, знакомится с документом и подписывает его SMS-кодом.
HR-специалист подготавливает кадровый документ (трудовой договор, приказ, NDA) и загружает его в Cert4U. Система поддерживает двустороннее подписание: сначала документ подписывает работодатель (УКЭП руководителя или уполномоченного лица), затем сотрудник (ПЭП по SMS-коду или УКЭП, если она у него есть).
Сотрудник получает SMS или email со ссылкой на документ. Он открывает его в браузере на компьютере или смартфоне, знакомится с текстом, и, если согласен, нажимает «Подписать». На его телефон приходит одноразовый код — после ввода документ подписан. Работодатель получает уведомление о подписании и может скачать полный комплект: документ, подписи и протокол.
Для интеграции с кадровыми системами Cert4U предоставляет REST API. Если вы используете 1С:ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом), документы можно загружать и отправлять на подписание прямо из учётной системы. Подписанные экземпляры автоматически возвращаются в 1С.
Постоянные правила кадрового электронного документооборота закреплены Федеральным законом 377-ФЗ от 22.11.2021, который дополнил Трудовой кодекс статьями 22.1, 22.2 и 22.3. Статья 22.1 определяет само понятие КЭДО, статья 22.2 — порядок его введения у работодателя (локальный акт, уведомление работников, учёт мнения профсоюза), а статья 22.3 — какие виды электронной подписи допустимы для каждого документа. Cert4U выстраивает подписание кадровых документов строго по этой логике, чтобы электронный кадровый документ имел ту же силу, что и бумажный.
Ключевой вопрос КЭДО — соответствие вида подписи типу документа. По статье 22.3 ТК РФ работодатель обязан применять УКЭП для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и приказа о дисциплинарном взыскании. Работник может подписывать эти документы УКЭП, УНЭП (в том числе бесплатной подписью с портала «Работа в России» или Госуслуг) либо ПЭП в установленных случаях. Все прочие документы — заявления, ознакомления, согласия — допускают простую электронную подпись. Электронная подпись для HR в Cert4U поддерживает обе схемы: УКЭП работодателя и ПЭП по SMS со стороны сотрудника.
Самый частый поток в кадрах — заявления работников (на отпуск, перевод, увольнение) и ознакомление с локальными нормативными актами. Эти документы по статье 22.3 ТК РФ можно подписывать простой электронной подписью, и Cert4U позволяет сотруднику подписать договор онлайн или поставить отметку об ознакомлении за минуту по SMS-коду. Каждый факт ознакомления с правилами внутреннего распорядка, положением об оплате труда или инструкцией по охране труда фиксируется в протоколе с датой и временем — это доказательство выполнения обязанности работодателя при проверке ГИТ.
Отдельная задача — оформление дистанционных сотрудников по главе 49.1 ТК РФ. Удалённого работника можно нанять полностью электронно: работодатель заверяет трудовой договор УКЭП, работник подписывает его допустимым видом подписи, не приезжая в офис. Сюда же относятся согласия на обработку персональных данных (152-ФЗ), которые сотрудник даёт при трудоустройстве. Cert4U собирает весь пакет документов нового сотрудника в одной сессии подписания и хранит его в электронном архиве с журналом аудита.
Это прямо определено статьёй 22.3 ТК РФ. Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) работодателя обязательна для самых значимых документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и приказа о применении дисциплинарного взыскания. Работник эти документы может подписать УКЭП, усиленной неквалифицированной (УНЭП), в том числе полученной через Госуслуги, либо в ряде случаев ПЭП. Большинство остальных кадровых документов — заявления, ознакомления с локальными актами, согласия — допускают подписание простой электронной подписью.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это оформление кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. Постоянные правила КЭДО введены Федеральным законом 377-ФЗ от 22.11.2021, который дополнил Трудовой кодекс статьями 22.1–22.3. Они определяют, какие документы можно вести электронно, какие виды подписи допустимы и как работодатель организует систему КЭДО. Cert4U обеспечивает подписание кадровых документов в соответствии с этими требованиями.
Да. Глава 49.1 ТК РФ о дистанционной работе и нормы КЭДО позволяют заключить трудовой договор с удалённым сотрудником без личной встречи. Работодатель подписывает трудовой договор УКЭП, а работник — со своей стороны допустимым видом подписи. В Cert4U сотрудник получает ссылку, знакомится с договором и подписывает его в день оформления, где бы он ни находился. Это снимает необходимость пересылать бумажные экземпляры почтой.
Ознакомление с локальными нормативными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, инструкции по охране труда) можно проводить в электронной форме в рамках КЭДО. Сотрудник подписывает факт ознакомления простой электронной подписью по SMS-коду. Cert4U фиксирует дату и время ознакомления в протоколе, что подтверждает выполнение обязанности работодателя при проверке ГИТ или в трудовом споре.
Смотрите также: ПЭП подпись · 63-ФЗ · Тарифы · ЭДО с физлицами