Электронное подписание для HR и кадровых агентств

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) стал реальностью после принятия Федерального закона 122-ФЗ от 22.11.2021. Теперь работодатели могут оформлять трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и другие кадровые документы в электронном виде с юридической силой. Cert4U обеспечивает подписание кадровых документов как УКЭП работодателя, так и ПЭП сотрудника.

Для HR-отделов и кадровых агентств переход на электронный документооборот — это не только экономия времени и бумаги, но и возможность работать с удалёнными сотрудниками, которые находятся в других городах и не могут приехать в офис для подписания документов. Cert4U делает процесс подписания максимально простым: сотрудник получает ссылку, знакомится с документом и подписывает его SMS-кодом.

Типовые документы

• Трудовые договоры — основной документ, оформляющий трудовые отношения, включая дистанционные трудовые договоры по статье 312.1 ТК РФ
• NDA и соглашения о неразглашении — защита коммерческой тайны и конфиденциальной информации работодателя
• Приказы — о приёме на работу, переводе, увольнении, командировке, отпуске, премировании
• Должностные инструкции — описание обязанностей, прав и ответственности сотрудника
• Заявления — на отпуск, увольнение, перевод, материальную помощь
• Дополнительные соглашения к трудовому договору — изменение условий работы, заработной платы, графика
• Акты и служебные записки — фиксация фактов, предложения, пояснения

Как работает подписание в Cert4U

HR-специалист подготавливает кадровый документ (трудовой договор, приказ, NDA) и загружает его в Cert4U. Система поддерживает двустороннее подписание: сначала документ подписывает работодатель (УКЭП руководителя или уполномоченного лица), затем сотрудник (ПЭП по SMS-коду или УКЭП, если она у него есть).

Сотрудник получает SMS или email со ссылкой на документ. Он открывает его в браузере на компьютере или смартфоне, знакомится с текстом, и, если согласен, нажимает «Подписать». На его телефон приходит одноразовый код — после ввода документ подписан. Работодатель получает уведомление о подписании и может скачать полный комплект: документ, подписи и протокол.

Для интеграции с кадровыми системами Cert4U предоставляет REST API. Если вы используете 1С:ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом), документы можно загружать и отправлять на подписание прямо из учётной системы. Подписанные экземпляры автоматически возвращаются в 1С.

Преимущества для HR и кадровых агентств

• КЭДО по 122-ФЗ. Полное соответствие Федеральному закону 122-ФЗ о переходе на электронный кадровый документооборот. Электронные документы имеют юридическую силу наравне с бумажными.
• ПЭП для сотрудников. Сотруднику не нужен токен с УКЭП. Подписание через SMS-код занимает минуту и доступно на любом устройстве.
• УКЭП работодателя. Руководитель подписывает приказы и договоры усиленной квалифицированной подписью, что придаёт документам максимальную юридическую силу.
• Интеграция с 1С:ЗУП. Автоматическая загрузка кадровых документов из 1С и получение подписанных экземпляров обратно.
• Удалённые сотрудники. Идеально для компаний с распределённой командой. Трудовой договор подписывается дистанционно в день оформления.
• Хранение и аудит. Все кадровые документы хранятся в электронном архиве с журналом событий. Мгновенный доступ при проверке ГИТ или трудовых спорах.