Кадровый ЭДО (КЭДО): что это и как внедрить

Стопки приказов на подпись, курьер с трудовым договором в другой город, сотрудники в очереди к кадровику — всё это уходит в прошлое. С 2022 года Трудовой кодекс прямо разрешает вести большинство кадровых документов в электронном виде. Разбираемся, что такое КЭДО, какие документы можно перевести, а какие нельзя, и как запустить систему без лишних ошибок.

Что такое КЭДО и зачем он бизнесу

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами в электронном виде без дублирования на бумаге. Документ считается юридически значимым, если подписан квалифицированной или неквалифицированной усиленной электронной подписью в соответствии с требованиями Трудового кодекса и 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Что даёт КЭДО работодателю:

Сотрудники подписывают документы удалённо — из дома, из другого города, в командировке.
Кадровая служба тратит меньше времени на печать, сканирование и хранение бумаг.
Документы не теряются: электронный архив доступен мгновенно и не горит при пожаре.
Трудовые инспекции принимают электронные документы наравне с бумажными — при правильном оформлении подписи.

Переход особенно актуален для компаний с филиальной сетью, с большим числом дистанционных сотрудников или с высоким кадровым оборотом. Подробнее об экономии при переходе на ЭДО — в статье ЭДО для МСП.

Правовая база: ст. 22.1–22.3 ТК РФ

Нормы о КЭДО появились в Трудовом кодексе с 22 ноября 2021 года (Федеральный закон № 377-ФЗ). Ключевые статьи:

Ст. 22.1 ТК РФ — определяет понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений и устанавливает принципы его применения.
Ст. 22.2 ТК РФ — описывает порядок введения КЭДО у работодателя: принятие локального нормативного акта (ЛНА), выбор информационной системы, получение согласия работников.
Ст. 22.3 ТК РФ — регулирует взаимодействие через портал «Работа России» как альтернативную платформу для КЭДО.

Параллельно действует 63-ФЗ «Об электронной подписи», который определяет виды подписей и требования к их юридической силе. Вместе эти два закона образуют полную правовую рамку для кадрового ЭДО.

Какие кадровые документы можно перевести в электронный вид

Законодатель не ограничивает перечень жёстким списком — КЭДО можно применять к большинству кадровых документов. На практике чаще всего переводят:

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему
Договор о полной материальной ответственности
Ученический договор
Приказы о приёме на работу, переводе, отпуске, командировке
Приказ об увольнении (с нюансами — см. ниже)
Личная карточка работника (форма Т-2 или её аналог)
Графики сменности и отпусков
Заявления работников (на отпуск, об увольнении, о переводе)
Уведомления об изменении условий труда
Должностные инструкции и локально-нормативные акты под роспись об ознакомлении

Документы создаются и хранятся в информационной системе работодателя либо через портал «Работа России». Оба варианта легальны.

Какие документы нельзя вести только электронно

Статья 22.1 ТК РФ прямо исключает ряд документов из сферы КЭДО — они либо должны выдаваться работнику на бумаге, либо существуют в особом формате:

Трудовая книжка / СТД-Р — сведения о трудовой деятельности передаются в СФР в электронном формате, но если у работника бумажная трудовая книжка, работодатель обязан её вести. Полностью отказаться от бумажной трудовой можно только по заявлению самого работника.
Акт о несчастном случае на производстве — оформляется в соответствии со ст. 230 ТК РФ на бумажном носителе и выдаётся пострадавшему (его представителю) на бумаге.
Журналы инструктажей по охране труда — требования охраны труда предполагают собственноручную подпись работника в журнале; перевод в КЭДО здесь имеет ограничения, регулируемые нормами охраны труда.
Приказ об увольнении — может быть подписан электронно, однако по требованию работника работодатель обязан выдать его копию на бумаге.

Прежде чем переводить конкретный документ в электронный вид, убедитесь, что на него не распространяются специальные нормы отраслевого или трудоохранного законодательства.

Какая подпись нужна: работодатель и работник

Требования к виду подписи зависят от типа документа и от стороны, которая подписывает. ТК РФ устанавливает следующее разграничение:

Работодатель

Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и приказа об увольнении — УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) или УНЭП (усиленная неквалифицированная), если это прямо предусмотрено ЛНА и соглашением сторон.
Для остальных кадровых документов — УКЭП, УНЭП или иные виды, установленные локальным нормативным актом.

Работник

Для тех же «усиленных» документов (трудовой договор, матответственность, ученический, увольнение) — УКЭП или УНЭП.
Для прочих документов работник вправе использовать ПЭП (простую электронную подпись), в том числе полученную через портал Госуслуги. Работодатель фиксирует порядок применения ПЭП в локальном нормативном акте.

Таким образом, для большей части ежедневного кадрового документооборота — заявлений, приказов об отпуске, ознакомлений с ЛНА — достаточно подписи через Госуслуги (ПЭП). Для ключевых документов нужна УКЭП или УНЭП. Подробное сравнение всех видов подписи — в нашей статье сравнение видов подписи.

Согласие работника на КЭДО

Переход на КЭДО не может быть односторонним решением работодателя. По общему правилу ст. 22.2 ТК РФ работодатель обязан уведомить каждого работника о введении КЭДО и получить его письменное согласие.

Если работник не даёт согласия, работодатель обязан продолжать оформлять документы с ним на бумаге. Принуждение к КЭДО — нарушение трудового законодательства.

Важный нюанс: в отношении работников, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа до этой даты, законодатель предусмотрел особый порядок — получение их согласия на КЭДО имеет свои особенности. Рекомендуем уточнить этот момент у юриста применительно к конкретной ситуации, поскольку правоприменительная практика продолжает формироваться.

Форма согласия произвольная, но должна содержать: ФИО работника, дату, наименование работодателя и явное волеизъявление на использование КЭДО.

Пошаговый план внедрения КЭДО

Определите перечень документов для перевода в электронный вид — начните с наименее рискованных (заявления, приказы об отпуске).
Выберите информационную систему — собственная ИС работодателя или портал «Работа России».
Примите локальный нормативный акт (ЛНА) о введении КЭДО: укажите перечень документов, виды подписей для каждого типа, сроки хранения, порядок предоставления доступа.
Уведомите работников — письменно, под роспись. Установите разумный срок для ответа (обычно 30 дней).
Соберите согласия от тех, кто готов перейти на КЭДО.
Обеспечьте работников подписями — для ПЭП достаточно подтверждённой учётной записи на Госуслугах; для УКЭП нужен токен и сертификат от аккредитованного УЦ.
Проведите обучение кадровой службы и сотрудников: как подписывать документы, где хранятся их копии, что делать при технических сбоях.
Запустите пилот на одном подразделении, исправьте ошибки, затем масштабируйте.

Как Cert4U помогает подписывать кадровые документы

Cert4U — российский сервис электронного подписания, работающий без установки специального ПО на стороне работника. Работодатель загружает документ, система отправляет сотруднику ссылку — тот подписывает через браузер с любого устройства.

Поддерживаемые виды подписей:

УКЭП через КриптоПро CSP и браузерный плагин — для трудовых договоров, приказов об увольнении и других документов, требующих квалифицированной подписи.
ПЭП через одноразовый код по SMS или email — для заявлений, ознакомлений с ЛНА и прочих рядовых документов.

После подписания сервис формирует протокол с отметкой времени, IP-адресом и идентификатором подписанта — это доказательная база на случай трудового спора. Все данные хранятся на серверах в России. Посмотреть возможности для корпоративных клиентов можно на странице для бизнеса.

Частые вопросы о КЭДО

Можно ли уволить сотрудника только через КЭДО, без бумажного приказа?

Приказ об увольнении можно подписать электронно, но если работник запросит его бумажную копию, работодатель обязан её предоставить. Полностью исключить бумагу при увольнении нельзя по требованию работника.

Что, если работник отказывается давать согласие на КЭДО?

Работодатель обязан продолжать оформлять с таким работником документы на бумаге. Отказ от КЭДО не является нарушением трудовой дисциплины и не может служить основанием для дисциплинарного взыскания.

Нужна ли работнику собственная УКЭП для подписания трудового договора?

Да, для трудового договора, договора о матответственности и ученического договора работник должен использовать УКЭП или УНЭП. ПЭП для этих документов недостаточно. Работодатель может компенсировать расходы на получение УКЭП — это стоит закрепить в ЛНА.

Принимает ли трудовая инспекция электронные документы при проверке?

Да, при условии что документы подписаны в соответствии с требованиями ТК РФ и 63-ФЗ и хранятся в системе, обеспечивающей их целостность и доступность. Распечатанная копия без оригинальной подписи юридической силы не имеет.

Готовы перевести кадровые документы в электронный вид? Попробуйте Cert4U бесплатно: загрузите первый документ, отправьте сотруднику ссылку и получите подписанный файл с протоколом за несколько минут — без настройки серверов и установки плагинов на каждом компьютере.