Cert4U / Как отправить документ на подписание

Как отправить документ на подписание контрагенту

Электронный документооборот давно вышел за пределы крупных корпораций. Сегодня ИП и малый бизнес подписывают договоры, акты и счета онлайн — без распечаток, курьеров и сканирования. Но у многих возникает один и тот же вопрос: как правильно отправить документ контрагенту, чтобы он подписал его с юридической силой? Cert4U решает эту задачу в несколько кликов.

1. Что нужно, чтобы отправить документ на подписание

Перед отправкой убедитесь, что у вас есть:

  • Документ в формате PDF. Загрузить PDF можно прямо из браузера — установка программ не требуется.
  • Email или номер телефона контрагента. Именно на эти контакты уйдёт ссылка на подписание.
  • Учётная запись в Cert4U. Регистрация занимает минуту; доступен бесплатный пробный период.

Больше ничего не нужно. Контрагенту не надо регистрироваться на платформе, скачивать токены или криптографические плагины — особенно если вы выбираете подписание по SMS-коду (ПЭП).

2. Пошаговая инструкция: от загрузки до получения подписи

  1. Войдите в личный кабинет Cert4U и перейдите в раздел «Документы» → «Загрузить».
  2. Загрузите PDF-файл. Поддерживаются документы до 50 МБ. Файл немедленно сохраняется в защищённом хранилище.
  3. Укажите подписанта. Введите email или номер телефона контрагента. При необходимости добавьте несколько подписантов — порядок подписания настраивается.
  4. Выберите способ подписания: УКЭП (квалифицированная электронная подпись через КриптоПро) или ПЭП (одноразовый код по SMS или email).
  5. Нажмите «Отправить». Контрагент получает ссылку на подписание — на почту или в виде SMS.
  6. Дождитесь подписи. Как только контрагент подпишет документ, вы получите уведомление о подписании, а статус документа в кабинете изменится на «Подписан».
  7. Скачайте архив. В комплект документов войдут: оригинал PDF, файл подписи и протокол подписания со штампом.

Весь процесс — от загрузки до получения подписанного комплекта — занимает от нескольких минут до нескольких часов в зависимости от оперативности контрагента.

3. Какой способ подписания выбрать для контрагента: УКЭП или ПЭП

Выбор зависит от юридических требований к документу и технических возможностей контрагента.

  • УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись, выданная аккредитованным удостоверяющим центром. По закону 63-ФЗ приравнивается к собственноручной подписи без каких-либо дополнительных соглашений. Используется для договоров, где важна максимальная юридическая сила. Подробнее читайте в нашем материале УКЭП онлайн.
  • ПЭП — простая электронная подпись на основе одноразового кода, доставляемого по SMS или email. Юридическая сила возникает по соглашению сторон в соответствии со статьёй 9 63-ФЗ. Не требует от контрагента ни регистрации, ни установки программ. Подходит для актов, заявок, анкет и внутренних согласований. Подробнее — в статье про ПЭП.

Если вы регулярно подписываете договоры с юридическими лицами и хотите разобраться в тонкостях, прочитайте также, как подписать договор ЭП.

4. Что видит контрагент: как выглядит страница подписания

Контрагент получает ссылку на подписание — в письме или в SMS. Перейдя по ней, он попадает на персональную страницу документа:

  • Встроенный просмотрщик PDF позволяет прочитать документ прямо в браузере.
  • Под документом — кнопка «Подписать». При выборе ПЭП система отправляет одноразовый код на телефон или email контрагента; код действует ограниченное время.
  • При выборе УКЭП контрагент использует КриптоПро Browser Plug-in и свой сертификат — без каких-либо дополнительных настроек на стороне Cert4U.
  • После подписания страница отображает подтверждение с временной меткой.

Никакой регистрации для контрагента не требуется. Страница подписания работает на любом устройстве — ПК, планшете, смартфоне.

5. Можно ли отправить нескольким подписантам — порядок

Да. Cert4U поддерживает маршрутизацию подписания: вы можете добавить нескольких подписантов и задать порядок их очерёдности.

  • Последовательное подписание: второй подписант получит ссылку на подписание только после того, как первый завершит своё действие. Это стандартный сценарий для договоров, где сначала подписывает исполнитель, затем заказчик.
  • Параллельное подписание: все подписанты получают приглашение контрагента одновременно. Удобно для протоколов собраний или многостороннего согласования.

Статус каждого подписанта отображается в кабинете в реальном времени: «Ожидает», «Открыл», «Подписал» или «Отказал».

6. Как убедиться, что контрагент подписал: уведомления и статусы

Cert4U автоматически информирует отправителя на каждом этапе:

  • Email-уведомление о подписании приходит сразу после того, как контрагент подписал документ.
  • Статус документа в личном кабинете меняется в режиме реального времени: «Отправлен» → «Просмотрен» → «Подписан».
  • Если у документа несколько подписантов, статус по каждому отображается отдельно.
  • После завершения всеми сторонами документу присваивается финальный статус «Подписан всеми», и становится доступна кнопка «Скачать архив».

Все события фиксируются в журнале аудита с временными метками — это важно для подтверждения юридической силы подписи.

7. Что делать, если контрагент не открывает ссылку или отказывается

Бывают ситуации, когда процесс затягивается. Вот что можно сделать:

Если ссылка не открыта

  • Проверьте правильность email или телефона контрагента в настройках документа.
  • Воспользуйтесь функцией повторной отправки: кнопка «Напомнить» доступна в карточке документа. Контрагент получит новое письмо или SMS.
  • Уточните у контрагента, не попало ли письмо в папку «Спам».
  • Обратите внимание на срок действия ссылки — если он истёк, потребуется отозвать документ и отправить его заново.

Если контрагент отказывается подписывать

  • В Cert4U контрагент может указать причину отказа — вы увидите комментарий в карточке документа.
  • После доработки документа загрузите новую версию и отправьте приглашение контрагента повторно.
  • Если контрагент не знаком с электронным подписанием, направьте ему ссылку на страницу подписания с пояснением: для ПЭП достаточно ввести код из SMS, установка программ не нужна.

8. Итог: что входит в подписанный комплект

После того как все стороны подписали документ, вы получаете полный юридически значимый комплект документов. Скачать архив можно одной кнопкой. В него входят:

  • Оригинал документа в формате PDF — неизменённый файл, который был отправлен на подписание.
  • Файл электронной подписи (для УКЭП — в формате CAdES-BES, ГОСТ Р 34.10-2012; для ПЭП — криптографический хеш с привязкой к коду).
  • Протокол подписания — PDF-документ со штампом «Подписано ЭП», временными метками, данными подписантов и результатами верификации.
  • Журнал аудита — запись всех событий: отправка, открытие, подписание, IP-адреса и временны́е метки.

Этот комплект обладает доказательной силой и может быть предъявлен в суде или контролирующем органе.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли контрагенту регистрироваться в Cert4U, чтобы подписать документ?

Нет. При использовании ПЭП (SMS-код или email-код) контрагент переходит по ссылке и подписывает без какой-либо регистрации. Для УКЭП требуется наличие квалифицированного сертификата и КриптоПро Browser Plug-in — но это инструменты самого контрагента, не Cert4U.

Какой срок действия ссылки на подписание?

Срок устанавливается отправителем при создании документа. По умолчанию ссылка активна до тех пор, пока документ не отозван или не подписан. Если срок истёк — документ можно отозвать и отправить заново.

Можно ли изменить документ после отправки?

Нет. После загрузки и отправки документ фиксируется — это гарантирует неизменность подписываемого файла. Если нужно внести правки, отзовите текущую версию и загрузите исправленную.

Какие документы можно отправлять через Cert4U?

Любые PDF-документы: договоры, акты, счета, заявки, согласия на обработку персональных данных, протоколы. Ограничений по типу содержимого нет — важно лишь, чтобы файл был в формате PDF и не превышал допустимый размер.

Готовы отправить первый документ? Зарегистрируйтесь в Cert4U, загрузите PDF и укажите контакт контрагента — весь процесс займёт меньше двух минут. Ознакомьтесь с тарифами и выберите подходящий план для вашего объёма документооборота.