Соглашение об использовании ПЭП: образец структуры и обязательные условия

Простая электронная подпись — самый доступный способ подписать документ онлайн. Но у неё есть принципиальное отличие от УКЭП: юридическая сила ПЭП возникает только тогда, когда стороны заранее договорились об этом в письменном соглашении. Без такого документа суд легко признает подпись недействительной, даже если клиент реально нажал кнопку «Подписать» и ввёл SMS-код. Ниже разбираем, что именно должно быть в этом соглашении и как его правильно оформить.

Почему без соглашения ПЭП не имеет силы (ст. 9 63-ФЗ)

Статья 9 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает два обязательных условия для признания простой ЭП юридически значимой:

Соглашение должно определять правила, по которым устанавливается личность подписанта — то есть объяснять, каким образом система понимает, что именно этот человек поставил подпись.
Соглашение должно закреплять обязанность подписанта хранить ключ (код) в тайне — иначе нельзя доказать, что код использовал именно он, а не третье лицо.

Если хотя бы одно из этих условий не зафиксировано в документе — ПЭП формально существует, но суд вправе отказать в её признании равнозначной собственноручной подписи. На практике оппоненту достаточно заявить: «Я не подписывал, код мог ввести кто угодно» — и без соглашения доказать обратное крайне сложно.

Кому и когда нужно соглашение о ПЭП

Соглашение об использовании простой электронной подписи нужно любой организации или ИП, которая:

подписывает договоры, акты или заявления с контрагентами через SMS-код или код из письма;
принимает согласия, оферты, заявки — любые документы, имеющие правовые последствия;
хочет иметь доказательную базу на случай спора или судебного разбирательства.

Соглашение не требуется только если стороны используют УКЭП — там юридическая сила подтверждается квалифицированным сертификатом. Если вы не уверены, какой вид подписи подходит для вашей ситуации, читайте сравнение: когда нужна УКЭП вместо ПЭП.

Что обязательно включить: 7 пунктов-минимум

Закон задаёт рамку, практика — наполнение. Ниже минимальный набор условий, без которых соглашение не выполнит свою защитную функцию:

Стороны. Полное наименование или ФИО, ОГРН/ИНН — чтобы не было вопросов, кто именно и с кем заключает соглашение.
Предмет. Чёткое указание, что стороны договорились признавать ПЭП равнозначной собственноручной подписи при соблюдении условий настоящего соглашения.
Перечень документов. Какие именно документы могут подписываться ПЭП — договоры, акты, заявления, счета, универсальные передаточные документы. Суд хочет видеть конкретику, а не расплывчатое «любые документы».
Порядок идентификации подписанта. Это ключевой блок по ст. 9 63-ФЗ. Нужно описать, как система устанавливает личность: например, SMS-код направляется на номер телефона, указанный при регистрации и привязанный к конкретному лицу; ввод кода в интерфейсе системы признаётся волеизъявлением этого лица.
Конфиденциальность ключа (кода). Прямое обязательство подписанта не передавать одноразовый код третьим лицам, не допускать его утечки. Это второй обязательный элемент по ст. 9 63-ФЗ.
Ответственность сторон. Что происходит, если подписант передал код другому лицу или заявил о компрометации — кто несёт риски, в каком порядке оспаривается подпись.
Признание юридической равнозначности. Явная формулировка: «Стороны признают документы, подписанные ПЭП в соответствии с настоящим соглашением, равнозначными документам на бумажном носителе с собственноручной подписью».

Образец структуры соглашения об использовании простой ЭП

Ниже — типовая структура документа. Это ориентир, а не готовый юридический текст: конкретные формулировки зависят от вашей деятельности и должны быть согласованы с юристом.

Термины и определения — раскрыть понятия «ПЭП», «ключ ПЭП» (одноразовый код), «электронный документ», «система ЭДО».
Предмет соглашения — стороны договариваются о порядке применения ПЭП и признании её юридической силы.
Порядок формирования и применения ПЭП — как генерируется код, на какой канал доставляется, в течение какого времени действует, что считается фактом подписания.
Идентификация подписанта — привязка кода к номеру телефона/email, подтверждённому при регистрации; описание технической цепочки.
Перечень подписываемых документов — исчерпывающий или открытый (с указанием категорий).
Обязанности и ответственность сторон — конфиденциальность кода, уведомление о компрометации, ответственность за несанкционированное использование.
Срок действия и порядок расторжения — действует на весь период сотрудничества или до явного отзыва.
Заключительные положения — применимое право, порядок разрешения споров, реквизиты сторон.

В Cert4U при отправке документа на подписание система автоматически фиксирует акцепт условий использования ПЭП — подписанту не нужно отдельно подписывать бумажный договор, но все обязательные элементы ст. 9 63-ФЗ включены в регламент платформы.

Как заключить соглашение: оферта, двусторонний договор или регламент ЭДО

Законодательство не требует конкретной формы. На практике используют три подхода:

Оферта + акцепт конклюдентными действиями. Условия размещены на сайте или в интерфейсе системы. Пользователь регистрируется или нажимает кнопку «Принять» — и этим акцептует оферту, в том числе условия использования ПЭП. Удобно для массовых сервисов.
Двусторонний договор. Классический вариант: стороны подписывают отдельный документ «Соглашение об использовании ПЭП» — бумажный или УКЭП. Предпочтителен для сделок с высокой стоимостью или нестандартными условиями.
Регламент ЭДО. Организация утверждает внутренний регламент, сотрудники или контрагенты присоединяются к нему. Часто применяется в корпоративных системах документооборота.

Выбор формы влияет на доказательную силу: оферта должна быть сохранена в том виде, в котором пользователь с ней ознакомился на момент акцепта.

Соглашение при подписании по SMS: формулировки

Когда подписание происходит по SMS-коду, соглашение должно содержать специфические формулировки, отражающие технику идентификации:

«Одноразовый код направляется на номер мобильного телефона, сообщённый Пользователем при регистрации и верифицированный Системой».
«Ввод одноразового кода в интерфейсе Системы в установленный срок является действием, однозначно идентифицирующим Пользователя как лицо, выразившее волю на подписание Документа».
«Пользователь обязуется не сообщать одноразовый код третьим лицам. В случае несанкционированного использования кода Пользователь несёт ответственность за последствия, если не уведомил Систему о компрометации до момента подписания».

Формулировки про «верификацию номера» и «несанкционированное использование» — это именно те слова, которые нужны суду, чтобы понять: система не просто отправила код куда попало, а подтвердила принадлежность номера конкретному лицу.

Можно ли включить условия ПЭП в основной договор

Да, и это распространённая практика. Достаточно выделить отдельный раздел или приложение с заголовком «Порядок использования простой электронной подписи». Главное — чтобы все обязательные элементы ст. 9 63-ФЗ там присутствовали явно, а не подразумевались. Суды трактуют пробелы против той стороны, которая предложила текст договора, — как правило, против исполнителя или платформы.

Если основной договор заключается в бумажной форме, а ПЭП используется только для последующих документов (актов, заявок), раздел о ПЭП удобно оформить приложением, которое стороны подписывают одновременно с основным договором.

Типичные ошибки, ведущие к оспариванию

Нет описания механизма идентификации. Написано «подписант идентифицируется системой», но не объяснено как. Суд не принимает отсылку к «системе» без технических деталей.
Отсутствует обязанность хранить код в тайне. Без этого пункта подписант может заявить, что код использовал кто-то другой — и вы не сможете опровергнуть.
Не указан перечень документов. Общее «любые электронные документы» суды иногда трактуют ограничительно или требуют дополнительного подтверждения воли сторон.
Оферта не сохранена на дату акцепта. Если вы изменили условия на сайте, а старую версию не заархивировали — доказать, что пользователь акцептовал именно эти условия, затруднительно.
Нет явного признания равнозначности. Фраза о том, что ПЭП равнозначна собственноручной подписи, должна быть прямой, а не вытекать из контекста.
Соглашение составлено после подписания первого документа. Порядок важен: соглашение должно быть заключено до или в момент первого использования ПЭП.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли регистрировать соглашение о ПЭП где-либо официально?

Нет. 63-ФЗ не требует государственной регистрации или нотариального удостоверения. Достаточно того, что соглашение заключено между сторонами в письменной или электронной форме и содержит обязательные условия.

Подойдёт ли галочка «Я принимаю условия» на сайте?

Да, если условия использования ПЭП сформулированы в тексте, с которым связана галочка, и система фиксирует факт и время акцепта. Важно хранить эти логи: они — ваше доказательство в суде.

Что делать, если контрагент отказывается подписывать соглашение?

Без соглашения ПЭП лишается юридической силы для этого контрагента. Альтернатива — перейти на УКЭП, которая не требует отдельного соглашения между сторонами.

Можно ли использовать одно соглашение для всех клиентов сразу?

Да — через модель оферты. Один документ размещается публично, каждый клиент акцептует его индивидуально. Это стандартная практика для сервисов с большим числом пользователей.

Соглашение об использовании ПЭП — не формальность, а основа доказательной базы. Если вам нужно выстроить процесс подписания так, чтобы каждый документ был юридически защищён, Cert4U берёт на себя техническую сторону: фиксацию идентификации, хранение логов и формирование доказательного пакета — вам остаётся только проверить, что ваше соглашение содержит все обязательные условия по ст. 9 63-ФЗ.